在上海，新办的外贸公司申请进出口贸易经营备案需要遵循以下流程和准备相应的材料：

办理流程：

确保公司营业执照上包含“货物进出口、技术进出口、代理进出口”等字样。

到所在商务局办理对外贸易经营者备案登记手续，领取《对外贸易经营者备案登记表》。

进入海关系统，取得海关进出口代码。

办理报关注册登记手续，申领海关注册登记证书。

办理中国电子口岸登记，实现海关、检疫、外管局和国税等部门的数据联网。

在市民中心办理检验检疫备案。

具有一般纳税人资格的出口企业需到国税局办理出口退税登记。

取得外汇账户开立许可，并进行出口备案。

到海关提供的材料

在完成对外贸易经营者备案登记后，需向上海海关申请办理进出口货物收发货人注册登记。

填写《报关单位注册登记申请书》，加盖企业公章和法定代表人章（或签字）。

复印件加盖公章。

复印件加盖公章。

需加盖公章。

加盖公章。

包括身份证正、反面复印件，加盖公章。

若公司有进出口业务相关的许可证书，如食品流通许可证、危险化学品经营许可证等，需提供相应证书的原件及复印件 。