申请北京海淀区中关村高新技术企业认定需要准备的材料如下：

技术创新活动证明材料

科研项目立项证明材料：未完成的提供立项报告，已验收或结题项目需附立项报告和验收或结题报告。

企业高新技术产品（服务）证明材料：企业高新技术产品（服务）关键技术和技术指标的具体说明，相关的生产批文、认证认可和资质证书、产品质量检验报告等材料。

科技成果转化证明材料：近三年科技成果转化的总体情况与转化形式、应用成效的逐项列表说明，并提供合同发票等证明材料。

研究开发的组织管理水平证明材料：制订了企业研究开发的组织管理制度，建立了研发投入核算体系，编制了研发费用辅助账；设立了内部科学技术研究开发机构并具备相应的科研条件，与国内外研究开发机构开展多种形式的产学研合作等。

企业基本信息材料

营业执照副本复印件：提供最新版本的营业执照副本复印件，复印件需加盖企业公章。如企业名称、经营范围等信息有变更，还需同时提供市场监督管理局的更名通知或变更登记申请表4。

真实性承诺函：需加盖单位公章。

人员情况材料

员工花名册：包含员工姓名、性别、学历、岗位、入职时间等基本信息。

在职人员社保记录：在职人员提供上一年度（如 2023 年 1 月 - 12 月）的北京市社会保险个人权益记录（单位职工缴费信息）。

学历职称证书：员工学历证书和职称证书的复印件要清晰，并且与花名册中的信息相对应。

劳动合同：劳动合同的签订日期、期限、工作内容等条款要符合法律法规要求，并且能够体现员工与企业的真实雇佣关系。

知识产权材料

知识产权清单及证书复印件：提供知识产权清单，并附知识产权证书复印件，如专利证书、计算机软件著作权登记证书等。若企业更名需附工商出具的名称变更通知书。选择告知承诺制的企业可不提交。

反映技术水平的证明材料：如专利的技术内容说明等，证明知识产权与企业的主营业务和申报的高新技术领域相关。

参与制定标准情况：若有参与制定相关标准，需提供相应证明材料。

财务相关材料

专项审计报告：经符合《工作指引》条件的中介机构鉴证的企业近三个会计年度研究开发费用（实际年限不足三年的按实际经营年限）、近一个会计年度高新技术产品（服务）收入专项审计报告原件（财政部备案），并附研究开发活动说明材料。

年度审计报告：经具有资质的中介机构鉴证的企业近三个会计年度的财务报告（包括会计报表、会计报表附注和财务情况说明书，实际年限不足三年的按实际经营年限），2022 年 10 月之后需在财政部备案，年审可以是复印件加盖企业公章。

企业所得税年度纳税申报表：近三个会计年度企业所得税年度纳税申报表（包括主表及附表）。