在北京西城区的出版物许可证年审中，网络信息安全管理机构是指出版物经营单位为保障网络信息安全而设立的专门管理组织或部门，其主要职责和作用如下：

应急处理与协调沟通

应急事件处理：制定网络信息安全应急预案，在发生网络攻击、数据泄露、系统故障等安全事件时，能够迅速启动应急预案，组织相关人员进行应急处置，降低安全事件对单位造成的损失和影响。例如，在发生网站被恶意篡改的情况时，及时恢复网站的正常运行，调查事件原因，采取相应的防范措施，防止类似事件再次发生。

内外部协调沟通：与单位内部各部门保持密切沟通，了解各部门的网络信息安全需求，提供相应的支持和指导。同时，与外部的网络安全监管部门、行业协会、技术服务提供商等保持联系，及时了解行业动态和政策法规变化，协调解决网络信息安全方面的问题。比如，与公安网监部门保持沟通，及时报告和配合处理网络安全违法犯罪事件；与技术服务提供商合作，获取专业的安全检测和修复服务。

机构设置与人员配置

明确机构架构：通常由单位的相关负责人牵头，包括网络技术人员、信息安全专员、内容审核人员等组成，形成一个有明确分工和协作机制的团队。例如，负责人负责整体的规划和决策，网络技术人员负责网络系统的维护和安全技术保障，信息安全专员专注于信息安全策略的制定和执行，内容审核人员负责对网络发布的信息进行审查。

人员职责分工：明确各人员的具体职责，如网络技术人员要负责服务器的管理、网络设备的维护、安全漏洞的检测与修复等；信息安全专员要制定信息安全管理制度、监督制度的执行、处理信息安全事件等；内容审核人员要按照相关规定对出版物相关的文字、图片、音频、视频等内容进行严格审核，确保符合法律法规和行业要求。

制度制定与执行监督

制定管理制度：结合国家法律法规和行业标准，制定涵盖网络安全、信息安全、用户管理、应急处置等方面的详细制度。比如，制定网络访问控制制度，规定不同用户角色的网络访问权限；制定信息发布审核制度，明确信息发布的流程和审核标准。

监督制度执行：负责监督各项信息安全管理制度在单位内部的执行情况，定期检查制度的落实效果，对违反制度的行为进行纠正和处理。例如，定期检查员工是否按照规定的密码强度和更换周期设置账号密码，对未遵守规定的员工进行提醒和督促整改。

安全策略规划与技术保障

规划安全策略：根据单位的业务需求和网络信息安全现状，制定长远的安全策略和目标，确保网络信息安全与单位的发展战略相适应。例如，随着业务的拓展和网络技术的发展，及时调整安全策略，增加对新兴网络应用和数据存储方式的安全保障措施。

提供技术支持：运用专业的网络安全技术和设备，如防火墙、入侵检测系统、加密技术等，为单位的网络信息安全提供技术支撑。同时，关注网络安全技术的发展动态，及时更新和升级安全防护技术和设备。比如，定期更新防火墙的规则库，以应对新出现的网络攻击手段；采用加密技术对重要数据进行加密存储和传输，防止数据泄露。